E-Arşiv

E-Arşiv Nedir?

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak  düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

Bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak  gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Bu Tebliğ kapsamında Başkanlıktan e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza eder.

E-Arşiv Fatura Gönderimi

E-Arşiv den Nasıl Yararlanılabilir?

Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-arşiv uygulmasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlık'tan izin almış Özel Entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilir. Buna göre hizmet almak isteyen müşterilerimiz;
 

  • Edoksis e-arşiv Ürünü
  • Edoksis e-arşiv Özel Entegratör Hizmeti (http://www.efatura.gov.tr/earsiv.html)        
    olarak seçmiş oldukları modele göre hizmet alabilirler. 

Edoksis e-Arşiv  Özellikleri

  • Kuruluşların kendi  sistemlerinde (ERP, Muhasebe Programları, vb.) oluşturdukları faturaların Edoksis sisteminde saklanması ve gerekli zaman zarfı içerisinde aylık olarak e-arşiv Raporu haline getirilmesi
  • Portal üzerinden faturaların oluşturulabilmesi.
  • e-arşiv Raporunun  Xades-A imzalama metodu kullanılarak Mali Mühür ile elektronik olarak imzalanması
  • Mühürlü e-arşiv Raporun  GİB ’na gönderilmesi
  • GIB de gönderilen e-arşiv raporuna ait durum bilgisinin sisteme yüklenmesi
  • Mali mühür ve diğer gerekli tüm kontrollerin yapılması
  • Tüm bunların yanı sıra etkin bir indeksleme  ve loglama ile sorgulama  yapılabilmesinin sağlanması
  • e-arşiv raporunda bulunan faturaların görüntülenmesi ve istendiğinde çıktı alınabilmesinin sağlanması.
  • e-arşiv Raporunun görüntülenmesini  ve istendiğinde çıktı  alınabilmesinin sağlanması
  • Zamanında oluşturulmayan e-arşiv raporları ile ilgili firmaların bilgilendirilmesi.
  • Firma tetiklemeden daha önce belirlenen bir zamanda bir önceki aya ait e-arşiv raporunun sistemden otomatik olarak gönderilmesi.
  • Elektronik ortamda gönderilmesine imkân kılınan faturaların alıcı tarafa iletiminin sağlanması

Edoksis E-Arşiv Altyapısı

Edoksis sisteminde bulunan web servislerinin aynısının firma sistemlerine de kurulması ile veri transferinin daha hızlı yapılması amaçlanır. Gönderilen tüm faturalar ve oluşan raporlara ait verilerin yedekleme işlemi gerçekleştirilir olası tüm şartlar göz önüne alınarak korunması sağlanır. Yüksek hızda veri transferine olanak sağlayacak güçlü bir altyapı üzerine kurulmuş donanım gereksinimlerini sağlar.