e-Arşiv

 

433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv Uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

İnternet üzerinden satış yapan ve brüt satış hasılatı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı güncel limitler üzerinde olan mükelleflerin e-arşiv’e geçmesi zorunludur. E-fatura mükellefi olmayan vergi mükellefleri ve gerçek kişilere kesilen tüm faturalar, e-arşiv fatura olarak düzenlenir. Fatura olması nedeniyle, e-fatura gibi e-arşiv fatura da yeni bir belge türü değildir ve VUK gereği bir faturada bulunması gereken unsurlar aynen geçerlidir. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

e-Arşiv uygulamasının e-fatura uygulamasından farklı olan en belirgin noktası, oluşturulan faturanın Gelir İdaresi merkezi üzerinden değil, doğrudan elektronik iletim araçları veya kağıt çıktı alınarak alıcıya iletilmesidir.

e-Arşiv yararlanma ve başvuru yöntemleri aşağıdaki gibidir;

Entegrasyon Yöntemi

e-Fatura entegrasyon yönteminde olduğu gibi, mükellefin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği şartlarda sistem altyapılarını sağlayıp, mühürleme, saklama ve rapor gönderimini gerçekleştirdiği yöntemdir. İdare, mükelleften BiS raporu ve ilgili sertifikaları ister (TS ISO IEC 27001 veya ISO 27001, ISO 22301, TS ISO IEC 20000 veya ISO 20000). Entegrasyon yöntemi ile başvuru için yayınlanan kılavuz adresi http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-ArsivBasvuruKilavuzu.v1.2.pdf dir.

Özel Entegrasyon Yöntemi

e-Faturada olduğu gibi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından özel entegrasyon yetkisi almış olan özel entegratörler tarafından verilen hizmettir. E-arşiv özel entegrasyon yetkisi olan kurumlar listesine http://www.efatura.gov.tr/earsivozelentegratorlistesi.html adresinden erişebilirsiniz. Özel entegrasyon yönteminde mükellef ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı’na bir başvuruda bulunmaz. Başvuru işlemi e-arşiv özel entegratör üzerinden yapılır. Mükellef mali mührü ile özel entegratör sisteminde doldurduğu HR formu özel entegratör tarafından idareye gönderilerek başvurusu sağlanır. Başvuru sağlandıktan sonra Edoksis;

  • Mükellef adına faturaları mühürler (müşteri mali mührüne gerek olmaz) ve arşivleyip saklar.
  • Kesilen faturaların listesini aylık düzenli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlar. Gerekli olan durumlarda ilgili dönem için esnek bir şekilde mükellef tarafından fatura raporu tetiklenip gönderilebilir.
  • Mükellefin yerel muhasebe sistemleri, kasa sistemleri ile entegrasyon sağlanır ve mükellef uygulaması dışında bir sistem kullanmak zorunda kalmadan fatura düzenler hale getirilir.
  • Web service üzerinden esnek entegrasyon yöntemleri sunulur. Hem ham veri üzerinden hem de UBL formatında veri alımı gerçekleştirilebilir.
  • Edoksis web servisleri ücretsiz olarak tüm entegrasyon yapılacak olan uygulamalara sağlanır. Ayrıca pek çok ERP için “tak kullan” hazır entegrasyon yapıları ve konnektörler sunulmaktadır.

Edoksis e-Arşiv hizmetine başvurmak için;

Başvuru Formu