e-Fatura Hakkında Bilinmesi Gerekenler
e-Fatura Hakkında Bilmeniz Gereken 23 Şey
🕒 8 Ağustos 2020Gelişen teknoloji ve ağ teknolojileri sayesinde fatura sistemi de elektronik ortamda düzenlenebilen, kesilebilen ve muhafaza edilen bir yapı haline evrildi. e-Fatura hakkında bilmeniz gereken 23 şey listesi ile kafanızdaki tüm sorulara açıklık getirmeyi hedefledik.
Teknolojinin sağladığı kolaylıklardan biri olan elektronik fatura istemi ile birçok alanda tasarruf edecek, zaman ve mekan sınırlaması olmadan fatura kesebilecek ve faturalarınızı güvenli bir yerde yığın halinde olmadan muhafaza etme lüksüne sahip olacaksınız. e-Fatura hakkında bilmeniz gereken 23 şeyi sizler için derledik.
1. Elektronik Belgedir
e-Fatura, satıcı firma tarafından alıcı firma adına düzenlenen mal veya hizmetin satıldığını belirten belgenin elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Elektronik ortamda düzenlenen fatura ile süreci kısaltacak ve birçok avantajdan faydalanabileceksiniz.
VUK gereği bir faturada bulunması gereken unsurlar e-Fatura için de geçerli olmakla birlikte, e-Fatura yeni bir belge türü değildir ve kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
2. Daha Hızlı Tahsilat Süresi
e-Fatura sistemi ile faturalarınız müşterilerinize sadece birkaç dakika içinde ulaşacağı için müşterilerinizin faturayı görme süresi de bir o kadar azalacaktır. Daha hızlı ulaşan fatura ile tahsilatlar daha hızlı gerçekleşecektir. Bu durum kar oranlarınızın artmasına ve şirket içi gecikmelerin yaşanmasına engel olacaktır.
e-Fatura sistemi müşterilerinizin faturayı gördüğünü belirterek her an takipte kalmanızı sağlar.
3. İstediğiniz Her Yerden e-Fatura Kesebilirsiniz
e-Fatura sistemi ile internete bağlandığınız her yerden faturalarınızı düzenleyebilir ve müşterilerinize iletebilirsiniz. e-Fatura sisteminde geleneksel faturalandırma sistemindeki gibi imza ve kaşe gibi operasyonel süreçler olmadığından düzenlemek için ofiste olmanıza gerek yoktur.
4. Kolay Mutabakat Sistemi
Hızla iletilen faturalar müşterilerle hızla mutabakat yapabilmenizi sağlar. e-Fatura kullanımının sağladığı gelişmiş raporlama sistemi ve eski faturalardaki tahsilatları düzenleme kolaylığı ile hem hataların önüne geçersiniz hem de müşterilerinizle olan mutabakat sürecinizi hızlandırmış olursunuz.
5. Azalan İş Yükü
Şirket içi operasyonel süreçleri takip eden, kargolama süreçleri de e-Fatura sistemi ile sona erer. Bu durum sizin için şirket içinde tam 1 haftalık iş yükünün azalması demektir. Azalan iş yükü ve açığa çıkan zaman ile şirket içi veriminiz artacaktır.
6. Zaman Tasarrufu Sağlar
e-Fatura sistemi ile kağıt faturadaki operasyonel süreçler, kargolama ve kargo takibi gibi bir çok aşama ortadan kalkacağı için zamandan tasarruf edersiniz. Hazırlanması, operasyonel süreçlerden geçmesi ve kargo ile müşteriye ulaşması yaklaşık 1 haftayı bulan faturalandırma sistemi e-Fatura ile sadece birkaç dakika sürer.
7. Dijital Ortamda Oluşturulur ve Kesilir
e-Fatura elektronik ortamda oluşturulan bir fatura sistemidir. Elektronik ortamda oluşturulan faturanız siz kargo zahmeti ile uğraşmadan tekrar aynı ortamdan saniyeler içinde kesilip müşterinize iletilir. VUK açısından, e-Fatura ya da kağıt fatura tipi de yasaldır.
8. Çevre Dostu
Faturaların elektronik ortamda yazıldığı ve kesildiği bu sistem sayesinde kağıt kullanımını tamamen durdurmuş olursunuz. Kağıt fatura ile aynı işleve ve resmiyete sahip olan e-Fatura kullanımı ile doğayı koruyabilirsin.
9. Zahmetsiz ve otomatik arşivlenen sistem
e-Fatura sistemi kullanıyorsanız elektronik ortamda düzenlenen faturalarınız yine elektronik ortamda arşivlenecektir. Bu dijital arşivleme istemiyle içinden çıkılması zor evrak kalabalığından kurtulursunuz.
10. Faturalara Erişim Kolaylığı
Sistem üzerinde arşivlenen faturalarınıza yıllardır biriktirdiğiniz dosyalar ve içindeki evrak kalabalığı ile uğraşmadan sadece tek tıkla ulaşabilirsiniz. Sayısız dosya içinden evrak bulma zahmetine saatlerce katlanmanıza gerek kalmadan e-Fatura sayesinden birkaç saniyede faturanıza kolayca erişebilirsiniz.
11. Herkes e-Fatura Sistemine Geçebilir
İsteyen her firma e-Faturaya geçebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen e-Faturaya geçme zorunluluğu kapsamında olmasanız bile gönüllü olarak elektronik faturalandırma sistemine geçebilirsiniz. Gönüllü olarak e-Fatura kullanmak isteyen firmalar için herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmamaktadır.
12. e-Fatura kullanması zorunlu olan şirket yapıları vardır
Aşağıdaki koşullar içinde bulunan şirketlerin e-Fatura kullanımı zorunlu hale getirilmiştir.
- 5015 sayılı petrol kanununu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile 2011 itibariyle 25 Milyon TL ve üzerinde cirosu olup bunlardan mal alan mükellefler
- Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki (tütün mamulleri, alkollü ve gazlı içecekler) malları imal, inşa veya ithal eden firmalar ile 2011 yıl sonu itibariyle 10 Milyon TL ve üzerinde cirosu olup bunlardan alım yapan firmalar
13. İsteğe bağlı girilen e-Fatura sisteminden isteğe bağlı çıkılabilir
Zorunlu olmadığınız halde sağladığı kolaylıklar sebebiyle girdiğiniz e-Fatura sisteminden isteğinize bağlı olarak çıkabilirsiniz. Bir üst maddede sıralanan koşulları yerine getirmeyen şirketler unvan ve nevi değiştirerek sistemden çıkabilirler.
14. Online Olarak e-Fatura Başvurusu Yaparsınız
e-Faturaya geçişinizi; GİB Portal, GİB ile entegrasyon ve özel entegratör üzerinden olmak üzere üç farklı kanaldan gerçekleştirebilirsiniz. Mali mühür temin edildikten sonra, GİB başvurusu online olarak gerçekleştirilebilir. Eğer e-Fatura mükellefi olarak SabancıDx ayrıcalıklarından ve deneyiminden yararlanarak kullanmak istiyorsanız efatura.gov.tr adresinden, yararlanma yöntemini “özel entegrasyon” seçerek yapılacak ön başvuruda bulunmalısın.
Edoksis iletişim formunu bağlantıya tıklayıp doldurarak Edoksis e-Fatura hizmetine başvurabilirsiniz.
15. Mobil Sistemler Üzerinden e-Fatura Kesebilirsiniz
e-Fatura sistemi kullanıyorsanız sadece ofiste bulunan bilgisayarınızla sınırlı kalmazsınız. Bu sistemde nerede fatura kestiğinizin hiçbir önemi yok. İnternete bağlanan bir mobil cihazınız olduğu sürece istediğiniz her yerden fatura kesebilirsiniz.
16. Standardizasyon sağlar
e-Fatura uygulamasının müşterilerine sunduğu temel avantajlardan biri sağladığı standardizasyon sistemidir. Bu sistem ile satıcı ve alıcı arasında tek format ve standart ile güvenli, kolay ve tasarruflu bir faturalandırma sistemi olmuş olur.
17. e-Fatura ve e-Arşiv Farklı Sistemlerdir
e-Fatura, sadece e-Fatura mükellefi olan şirketler arasında elektronik ortamda fatura gönderilip alınmasını sağlayan elektronik fatura sistemidir. e-Arşiv ise e-Fatura kapsamı dışında kalan firmalara kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmesini ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar. e-Arşiv uygulamasından faydalanmak için öncelikle e-Fatura mükellefi olmalısınız.
18. e-Fatura Sisteminde Geriye Dönük Fatura Kesmek Mümkün
Vergi Usul Kanununa göre yedi güne kadar geriye dönük e-Fatura gönderilebilmektedir. Düzenleme tarihi yedi günden eski e-Faturaların gönderilmesi mümkündür. Bu durumun usul cezası mevcuttur.
19. e-Fatura Sistemi Güvenlidir
e-Fatura sisteminde elektronik ortamda muhafaza edilen faturalarınızın ve şirket bilgilerinizin kaybolması olanaksızdır. e-Fatura ile hem faturalarınız hem de şirket bilgileriniz güvende kalır.
20. Muhasebe ile Daha Entegre Çalışabilirsiniz
e-Fatura mükellefleri geleneksel faturalandırma sisteminin yorucu ve meşakkatli operasyonel süreçlerine maruz kalmaz. Operasyonel iş yükünün azalması ile muhasebe işlemleriniz faturalandırma döneminde hızlanmış olur. Hazırladığınız e-Faturalar muhasebe sistemiyle bağlantılı gider. Fatura kesme, kargolama, arşivleme, veri girişi gibi işlemleri oldukça kolaylaştırdığı için muhasebenin yoğunluğu azalacak ve daha verimli bir çalışma alanı yaratılacaktır.
21. e-Faturaya Mali Mühürle Başvurulur
e-Fatura başvurusunda bulunmak için öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezinden mali mühür talep edilmelidir. Şahıs firmalarının mali mühür yerine e-imza ile başvurması da mümkündür.
22. Mühürleme
Eğer e-Fatura sistemini SabancıDx deneyimi ile Edoksis üzerinden kullanıyorsan bir avantajın daha var. Mühürleme, Özel Entegratör yetkisiyle SabancıDx tarafından yapılır. İşleyişte mükellef mali mührünün kullanılmaması, mükellefin mali mühür edinme zorunluluğunu değiştirmez.
23. e-Fatura Sistemine Kayıtlı Olanlara e-Fatura Gönderilebilir
Herkese e-Fatura kesilemez sadece e-Fatura kullanıcılarına elektronik fatura kesilebilir. Eğer siz e-Fatura kullanıcısı olmanıza rağmen müşteriniz değilse siz e-Arşiv faturadan yararlanabilirsiniz. e-Arşiv, e-Fatura sistemi kullanıcılarının kullanabildiği bir sistemdir. e-Fatura kullanıcısı olmayan kişi ve kuruma kağıt fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekir.
e-Fatura hakkında daha detaylı bilgi edinmek isterseniz SabancıDX güvencesiyle Edoksis sıkça sorulan sorulara bağlantıya tıklayarak ulaşabilirsiniz. Tüm sorularınız yanıtlandıysa İletişim formunu doldurarak Edoksis ayrıcalıklarından faydalanarak e-Fatura hizmetine başvurabilirsiniz.
