e-Arşiv Sıkça Sorulan Sorular

433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv Uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

İnternet üzerinden satış yapan ve brüt satış hasılatı GİB’in yayınladığı güncel limitler üzerinde olan mükelleflerin e-Arşiv’e geçmesi zorunludur. e-Fatura mükellefi olmayan vergi mükellefleri ve gerçek kişilere kesilen tüm faturalar, e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Fatura olması nedeniyle, e-Fatura gibi e-Arşiv fatura da yeni bir belge türü değildir ve VUK gereği bir faturada bulunması gereken unsurlar aynen geçerlidir. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

e-Arşiv uygulamasının e-Fatura uygulamasından farklı olan en belirgin noktası, oluşturulan faturanın Gelir İdaresi merkezi üzerinden değil, doğrudan elektronik iletim araçları veya kağıt çıktı alınarak alıcıya iletilmesidir.

Özel Entegrasyon Yöntemi ile Başvuru
Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Öncelikle e-Fatura mükellefi olması gerekmektedir. e-Fatura mükellefi olmayan firmalar e-Arşiv kullanamazlar.

Başkanlıktan e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler.

- e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek yoktur.

- e-Arşiv Uygulamasını, Bilgi İşlem Sistemini Entegre Ederek Kullanmak Amacıyla Başvuru sürecinde kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, “e-Arşiv Başvuru Kılavuzu”nda belirtilen belgeler ile birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla başvuracaklardır.

Raporlama dönemi sistemimizde günlük olarak yapılmaktadır. Eğer firma Özel entegratör ile çalışıyor ise GİB raporu iletilme sorumluluğu çalıştığı özel entegratördedir.

e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara kesilmelidir. e-Fatura mükelleflerine e-Fatura kesilmesi zorunludur.

e-Arşiv faturaları, e-Fatura mükellefi olmayan şahıs ve şirketlere kesilmektedir.

T.C. Kimlik Numarası bilinmeyen alıcılara düzenlenen faturalarda alıcı TCKN bilgisi olarak 11111111111 yazılmalıdır.

E-Arsiv faturalar kısmi olarak iptal edilemez. Ancak fatura iptali yapılır. Daha sonra, tekrar istenilen tutarda fatura kesilir.

Eğer e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir firmaysanız kesinlikle e-Arşiv'e geçmenizi öneriyoruz. Günümüzde 75 binin üzerinde firma e-Fatura kullanıcısı ancak e-Arşiv uygulamasını kullanan sadece 15 bin firma var. Bu durum aslında firmaların e-Arşiv'den haberdar olmadığı ve faydalarını bilmedikleri anlamına geliyor.

e-Fatura’dan farklı olarak e-Arşiv uygulamasında sistem yanıtlarının olduğu (gitti, gitmedi, kabul edildi veya edilmedi vs.) karmaşık bir yapı yoktur. Merkezde GİB'in (Gelir İdaresi Başkanlığı'nın) yer almadığı basit bir yapıya sahiptir. Yani; e-Arşiv faturası kesildiğinde maille direkt olarak alıcısına gönderilebilir veya A4 çıktısı alınarak alıcısına elden veya kargoyla teslim edilebilir. Günümüzde e-mail adresi olmayan bir firma veya gerçek kişi yok denecek kadar azdır. Dolayısıyla e-Fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere ve gerçek kişilere elektronik ortamda fatura kesip maille göndermeniz için e-Arşiv'in aşağıdaki faydalarına bir göz atmanızı tavsiye diyoruz.

- Kağıt faturaları matbaaya bastırma, yazdırma, suretlerini arşivleme ve kargolama maliyetleri ortadan kalkacaktır.

- Kargoyla gönderilen faturanın akibetinden farklı olarak e-Arşiv faturası tekrar tekrar yazdırılsınlar veya alıcısına maille gönderilebilir.

Bir kağıt faturanın iptal edilip muhasebe kayıtlarına ters kayıtla işlenmesinden farklı olarak e-Arşiv faturasında İptal e-Arşiv Faturası kesmeniz yeterlidir.

Perakende sektöründeyseniz müşteriniz mağazadan çıkmadan maille veya SMS´le faturasını alabilir (ek servisler vasıtasıyla).

Şirketler için dijital dönüşümün en belirleyici uygulaması olan e-Fatura, günümüzde 75 binin üzerinden mükellef şirketin kullandığı bir uygulama haline geldi. Kurumsal kimlik ve marka imajı açısından e-Fatura kullanıyor olmanın büyük avantajları var. Şeffaf ve sağlıklı işleyen bir fatura operasyonu her şirket için son derece önemlidir. Ancak; sadece e-Fatura uygulamasını kullanıyor olmak artık yeterli değildir.

e-Arşiv uygulaması, e-Fatura uygulamasının tamamlayıcı uygulaması olarak şirketlerin kestiği faturaların tamamının elektronik ortamda kesilmesini ve alıcısına gönderilmesini sağlıyor. Bir fatura kesilirken VKN üzerinden yapılan kontrolü takiben alıcı firma e-Fatura mükellefi ise e-Fatura değilse e- Arşiv faturası kesilip gönderilebiliyor. e-Fatura'dan farklı olarak e-Arşiv faturası alıcısına maille gönderilebilir veya A4 çıktısı alınarak kargolanabilir/teslim edilebilir.

e-Arşiv fatura GİB sistemi üzerinden geçmediğinden ve alıcı tarafından sistem üzerinden red işlemi yapılmadığından, işlem gönderici tarafından yapılır. Fatura iptali ters işlem mantığı ile yapılmaktadır. İptal edilecek fatura üzerinden iptal faturası oluşturulur. İptal faturası yeni bir belge olarak kayıtlara alınır. Faturanın iptal edildiği bilgisinin alıcıya bildirilmesi ve bilgisi dahilinde olduğunun teyit edilmesi gönderici sorumluluğundadır.

e-Arşiv faturada bulunması gerekli unsurların eksiksiz bulundurulması kaydıyla, termal yazıcı formatına uygun farklı tasarımlar uygulanabilir.

Hayır. e-Arşiv fatura, GİB'nin belirlemiş olduğu kriterlere göre ve belirttiği uygun yararlanma yöntemlerinden biriyle üretilmiş ve mali mühür ile mühürlenmişse geçerli bir faturadır. e-Arşiv faturalar GİB'e raporlandıktan sonra sorgu ekranından doğrulanabilmektedir. Her ne kadar faturanın geçerli olması için GİB'e raporlanmış olması gerekli olmasa da bazı kurumlar sorgulamadan faturayı kabul etmeyebilmektedir.

- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcılara; e-Fatura şeklinde gönderilir, e-Fatura şeklinde saklanır.

- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine; kağıt fatura şeklinde gönderilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.

- Vergi mükellefi olmayan kişilere; müşterilerin talebi doğrultusunda elektronik yollardan iletilebilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.

e-Fatura veya elektronik arşiv faturası ile belgelendirilen satışlarda, ödeme kaydedici cihazlar üzerinden (yeni nesil ÖKC dahil olmak üzere) düzenlenecek bilgi fişi, satış anında düzenlenmek ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçecektir. e-Arşiv olarak düzenlenen faturaların irsaliye yerine geçebilmesi için “İrsaliye yerine geçer “ifadesi fatura içerisinde yer almalıdır.

e-Arşiv Uygulamasına kayıtlı mükellefler; e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere, son tüketicilere ve yurt dışındaki müşterilerine e-Arşiv uygulaması kapsamında elektronik fatura düzenleyeceklerdir.

Öncelikle e-Fatura dışındaki tüm satışlar için e-Arşiv faturası kesilecektir. Konsinye Satış, Perakende Satış, Toptan Satış, Bayi Satış, Masraf Alış İadesi ve e-Ticaret Faturaları e-Arşiv kapsamında kesilecektir.

Firmanın tüm satış kanallarının toptan, e-ticaret ve perakende ve tüm mağazalarının e-Arşiv’e aynı anda geçmeleri gerekmektedir. e-Arşiv’e kısmi olarak geçiş imkânı yoktur.

Gider pusulaları ilgili tebliğ kapsamında bulunmamaktadır. O sebeple mükellefler gider pusulası süreçlerini bugün olduğu gibi aynı şekilde devam ettireceklerdir.